DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN

BAB 3

DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN

DESAIN PEKERJAAN

ARTI PENTING DESAIN PEKERJAAN

Desain pekerjaan menjadi salah satu faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena disamping berhubungan dengan produktifitas juga berkaitan dengan sdm yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Desain pekerjaan adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang dapat merangsang karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan.

Menurut Sulipan (2000) desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Definisi diatas menjelaskan bahwa desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur tugas-tugas yang tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari perusahaan.

Adapun unsur-unsur desain pekerjaan menurut Handoko (2000) meliputi unsur organisasi, unsur lingkungan dan unsur perilaku. Unsur organisasi terdiri dari pendekatan mekanik, aliran kerja dan praktek-praktek kerja. Unsur lingkungan menyangkut tersedianya tanaga kerja yang potensial. Unsur perilaku meliputi otonomi, variasi tugas, identitas tugas, dan umpan balik.

Unsur - Unsur Organisasi :          

Unsur organisasi menurut Handoko (2000) mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk mencapai output maksimum dari pekerjaan-pekerjaan karyawan. Dengan adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dalam desain pekerjaan. Karyawan yang melakukan pekerjaan secara kontinyu menyebabkan karyawan terspesialisasi yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih tinggi. Unsur organisasi terdiri dari :

1.  Pengumpulan identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi. Pendekatan ini lebih menekankan pada faktor efisiensi waktu, tenaga, biaya, dan latihan. 

2.  Aliran kerja dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan. 

3.  Praktek–praktek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau kontrak serikat kerja karyawan.

Unsur – Unsur Lingkungan :

Faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan adalah tersedianya tenaga kerja yang potensial, yang mempunyai kemampuan dan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapan – pengharapan sosial, yaitu dengan tersedianya lapangan kerja serta memperoleh kompensasi dan jaminan hidup yang layak (Handoko, 2000).

Unsur – Unsur Perilaku :

Unsur perilaku menurut Sondang (2003) perlu diperhitungkan dalam mendesain pekerjaan. Unsur perilaku tersebut terdiri dari:

1.  Otonomi bertanggung jawab atas apa yang dilakukan. Bawahan diberi wewenang untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan. 

2.  Variasi merupakan pemerkayaan pekerjaan yang bertujuan untuk menghilangkan kejenuhan atas pekerjaan yang rutin, sehingga kesalahan – kesalahan dapat diminimalkan. 

3.  Identitas tugas untuk memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan, maka pekerjaan harus diidentifikasikan, sehingga kontribusinya terlihat yang selanjutnya akan menimbulkan kepuasan. 

4.  Umpan balik diharapakan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan mempunyai umpan balik atas pelaksanaan pekerjaan yang baik, sehingga akan memotivasi pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.

ELEMEN-ELEMEN DESAIN PEKERJAAN

Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Tujuan desain pekerjaan adalah untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Elemen-elemen desain pekerjaan terbagi menjadi tiga.

Elemen Organisasi

Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.

Elemen Lingkungan

Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti hampir dalam semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial.

Elemen Keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan yaitu :

1.  Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan.

2.  Variasi yang apabila kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan kebosanan, selanjutnya menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahan-kesalahan

3.  Identitas tugas, bila pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan karyawan kurang tanggung jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya

4.  Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan dengan baik

TRADE-OFF KEPERILAKUAN DAN EFISIENSI

Pengertian efesiansi yaitu perbandingan antara keluaran  dengan pemasukan , unsur unsur efesiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi , mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsur-unsur  kontradiktif lainnya.

Produktivitas Vs Spesialisasi

Tambahan spesialisasi akan menaikan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan  spesialisasi maka output mengalami penurunan , karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus . output dapat di tingkatkan dengan mengarungi spesialisasi pekerjaan.

Kepuasan Kerja Vs Spesialisasi

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu melakukannya ,kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi , variasi dan identitas tugas.

Proses Belajar Vs Spesialisasi

Pekerjaan yang sangat terspesialisai lebih mudah di pelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi . proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar.pekerjaan yang tidak terspesoialisasi memerlukan waktu lama untuk di pelajari . perputaran karyawan  versus spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat di pelajari tapi biasanya kepuasan yang di peroleh lebih rendah , kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga kerja tinggi (turn over manpower).

Perputaran Karyawan Vs Spesialisasi

Walaupun pekerjaan yang terspesialisasi mudah dipelajari, peringkat terbawah kepuasan biasanya diasosiasikan oleh mereka dapat dipimpin sampai tingkat turnover tertinggi.

ANALISIS PEKERJAAN

ANALISIS PEKERJAAN

Yang dimaksud dengan analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.

Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

ARTI PENTING ANALISIS JABATAN

Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).

Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.

Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :

1.     mengumpulkan informasi,

2.     menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan

3.     menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.

Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).

Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan  pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.     What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.

2.     How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.

3.     Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.

4.     Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :

1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya.

2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.

6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

TUJUAN ANALISIS PEKERJAAN

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

Terdapat 12 macam tujuan diadakannya analisis pekerjaan, diantaranya adalah:

a.   Job description

Yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

b.  Job classification

Penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

c.   Job evaluation

Suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

d.  Job design restructuring

Meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

e.   Personnel requirement/specifications

Berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

f.    Performance appraisal

Tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

g.   Worker training

Untuk tujuan-tujuan pelatihan.

h.  Worker mobility

Untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

i.     Efficiency

Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

j.     Safety

Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

k.  Human resource planning

Ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

l.     Legal requirements

Aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

LANGKAH-LANGKAH UTAMA DALAM ANALISIS PEKERJAAN

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, diana­lisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

1.  Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.

Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

2.  Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

3.  Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifi­kasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan meleng­kapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu per­olehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

4.  Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

5.  Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya pengana­lisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, diana­lisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

6.  Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis.

Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

7.  Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

8.  Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifi­kasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan meleng­kapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu per­olehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

9.  Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

10.            Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya pengana­lisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

JENIS ANALISIS PEKERJAAN

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni :

1.     Analisis pekerjaan tradisional (Traditional job analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, kewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.

Kelemahan analisis pekerjaan tradisional

Jika tujuan uraian pekerjaan adalah untuk meningkatkan efisiensi, model tradisional di anggap tidak memadai dalam dua hal, yakni :

a. uraian tugas tersebut tidak merinci performansi yang di harapkan dari pekerja.

b. tidak merinci hubungan atau keterkaitan antara standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal.

2. Analisis pekerjaan yang berorientasi hasil (Results-oriented Job Description, atau RODs).

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini juga dinamakan output-oriented job description,dan ini merupakan suatu kehidupan kecil didalalm program-oriented budgets,sementara uraian-uraian pekerjaan tradisional lebih banyak mirip dengan ceiling or line item budgets. Yang terakhir lebih bermanfaat bagi tujuan-tujuan pengendalian eksternal, sedangkan yang pertama lebih cocok bagi perbaikan produktivitas.

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada pekerja,dan keterkaitan antara tugas-tugas standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal.

Contoh pertanyaan yang diajukan :

a.  TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?

b.  KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan  agar pekerjaan    terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?

c.  STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?

d.  KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?

e.  KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

Kelebihan-kelebihan model yang berorientasi hasil (RODs)

1.  Model ini menyediakan suatu sarana untuk menghubungkan input-input personel terhadap output-output organisasi bagi para perencana program.

2.  Model ini menyediakan sarana untuk memperkenalkan kepada para pekerja yang baru atas harapan-harapan, tujuan-tujuan MBO yang ditetapkan, dan untuk mengadakan evaluasi terhadap performansi secara lebih objektif bagi para manager.

3.  Model ini memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan-harapanperformansi organisasi, dan kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi atau penempatan bagi para pegawai.

4.  Meningkatkan dampak dari para manager kepegawaian terhadapa prokduktifitas organisai dan pekerja dari pada menajemen kedudukan dan pemaksaan pengawasan legeslatif dari luar

Kelemahan-kelemahan model yang berorientasi hasil (RODs)

Model analisis pekerjaan yang berorientasi hasil ini mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

1.  Perubahan-perubahan didalam syarat-syarat dan standar-standar meneuntut peneinjauan kembali atas RODs. Syarat-syarat yang mempengaruhi performansi akan berubah yang pada gilirannya akan menuntut RODs untuk merumuskan kembali guna memuat dan merinci syarat-syarat yang berubah tersebut;

2.  Setiap kedudukan menuntut RODs tersendiri;

Beberapa kedudukan tidak mempunyai standar-standar performansi yang tidak dapat diukur;

SIFAT DARI ANALISIS JABATAN

Menurut Gary Dessler (1997, h.90), analisis jabatan (job analysis) adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

Suatu pekerjaan seyogyanya diciptakan untuk memfasilitasi tujuan dari organisasi itu sendiri. Untuk itu pengetahuan, keahlian dan kemampuan orang yang memegang jabatan sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi tersebut. Analisa pekerjaan adalah esensi untuk menetapkan persyaratan sumber daya manusia yang bagaimana yang akan direkrut ke dalam organisasi. Analisa jabatan/pekerjaan merupakan hal yang fundamental dalam pencapaian tujuan organisasi, karena tujuan analisis pekerjaan adalah untuk mendefinisikan setiap pekerjaan yang berhubungan dengan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakannya.

Seorang ahli SDM bertujuan untuk mengumpulkan jenis informasi melalui analisis jabatan yaitu :

a.  Aktivitas kerja

Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar atau pengecatan. Daftar seperti itu juga menunjukkan bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja melakukan suatu aktivitas.

b.  Perilaku manusia

Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga dikumpulkan. Termasuk disini adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat, menempuh jarak jauh dan lain-lain.

c. Mesin, alat, perlengkapan dan bantuan kerja yang digunakan.

Informasi yang sehubungan dengan produk yang dibuat, bahan-bahan yang diproses , pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan jasa yang disumbangkan (seperti penyuluhan atau perbaikan).

d. Standar kinerja

Informasi yang dikumpulkan sehubungan dengan standar kinerja (kuantitas, kualitas atau kecepatan untuk setiap tugas jabatan) berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akan dinilai.

e. Konteks jabatan

Informasi yang berhubungan dengan kondisi fisik, jadwal kerja dan konteks sosial dan organisasi, sebagai contoh dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal harus berinteraksi, termasuk yang berkaitan dengan insentif dalam melaksanakan pekerjaan.

f.  Tuntutan manusiawi

Informasi yang berhubungan dengan tuntutan manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan  (pendidikan, pelatihan,pengalaman kerja) dan menuntut atribut personal(kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian dan minat).

Kegunaan dari Informasi Analisis Jabatan

Sebelum menentukan langkah-langkah dalam analisis jabatan, kita harus tahu bagaimana dan apa saja kegunaan dari informasi analisis jabatan. Informasi analisis jabatan merupakan basis bagi beberapa kegiatan manajemen SDM yang saling berkaitan seperti:

1. Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2. Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3. Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.

4.Pelatihan

Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5. Memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas.

Analisis jabatan ini untuk memastikan  bahwa semua tugas yang harus dilakukan sesungguhnya ditetapkan untuk posisi khusus. Sebagai contoh, dalam menganalisis jabatan terbaru dari manjer produksi perusahaan anda, anda menemukan bahwa dia melaporkan dirinya sebagai bertanggungjawab atas dua lusin tugas atau tugas-tugas yang spesifik termasuk perencanaan jadwal produksi mingguan, membeli bahan mentah, dan menyediakan kegiatan-kegiatan harian dari masing-masing lini pertamanya. Akan tetapi yang lepas adalah rujukan untuk menata plah bahan mentah atau persediaan barang jadi. Pada penyelidikan atau investigasi selanjutnya Anda dapat menemukan bahwa tidak ada orang manufakturing lain yang bertanggungjawab atas manajer sediaan manapun. Analisis jabatan Anda (tidak hanya berdasarkan pada apa yang dilaporkan karyawan sebagai tugas mereka, melainkan pada pengetahuan Anda tentang apa yang harus dipikul oleh jaatan ini) telah mengidentifikasikan suatu tugas yang hilang untuk diangkat. Akibatnya, analisis jabatan memainkan suatu peran dalam memulihkan masalah semacam itu yang akan timbul jika, misalnya, tidak ada yang diangkat untuk mengelola persediaan.

Langkah-Langkah Analisis Jabatan

1.  Menentukan penggunaan informasi hasil analisa jabatan.

Analisaor harus mengetahui secara jelas kehunaan dari hasil analisa jabatan. Informasi dari analisa jabatan yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

2.  Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Analisator perlu mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.

3.  Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis.

Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis

4.     Mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan

Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanaan pekerjaan.

5.  Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pegawai yang akan melaksanakan pekerjaab tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.

6.  Menyusun Uraian Jabatan, Spesifikasi Jabatan dan Evaluasi Jabatan.

Analisator menyusun uraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

7.  Meramalkan perkembangan perusahaan.

Analisator meramalakan perlu tindaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

a.    Kuestioner

b.    Observasi

c.    Wawancara

d.   Catatan kerja(logbook)

e.    Kombinasi

Beberapa metode yang umum digunakan adalah:

1.     Job Questioner/Daftar-daftar Pertanyaan

Job Questioner merupakan daftar-daftar pertanyaan yang dibagikan kepada para pegawai yang menguraikan tugas-tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Melalui metode ini diharapkan mereka memperoleh gambaran yang jelas daripada suatu jabatan.
Hal utama yang perlu diputuskan dalam metode ini adalah sejauh mana kadar struktur kuesioner tersebut seharusnya dan apa pertanyaan - pertanyaan yang harus dicakup.Setiap pegawai/karyawan disajikan suatu daftar yang berisi tugas-tugas dan beberapa tanggung jawab secara khusus. Kemudian pegawai diminta menunjukkan apakah ia melakukan pekerjaan tersebut atau tidak, jika ia melakukan pekerjaan tersebut, berapa lama waktu yang biasanya diperlukan untuk melaksanakan tiap pekerjaan.
Pada bagian yang lain, kuesioner tersebut tidak terlalu terstruktur dan hanya meminta pegawai untuk menguraikan tugas-tugas utama dalam pekerjaannya. Dalam praktek, kuesioner terbaik sering merupakan gabungan antara kedua bagian itu.

Menurut Moekijat, 1992: 73 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah:

Keuntungan :

1.     Biaya relatif murah, karena tidak memerlukan banyak orang.

2.     Dapat digunakan untuk memberikan latar belakang informasi guna menganalisis jabatan yang lebih baik.

3.     Metode ini lebih sistimatis dibandingkan dengan metode - metode lainnya, karena telah dipersiapkan lebih dahulu secara tertulis apa yang akan ditanyakan.

4.     Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang distandarisasikan sehingga menyebabkan lebih mudah pula dalam menafsirkan keterangan -keterangan yang ada.

Kelemahan :

a.     Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis. Untuk mereka yang buta huruf metode ini tidak dapat dipakai.

b.     Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.

c.      Bagi banyak orang, sulit mengisi daftar pertanyaan.

2.     Wawancara (Interview)

Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektif untuk mengumpulkan informasi pekerjaan. 
Bila metode ini digunakan, analisis perlu mewawancarai baik tenaga kerja yang menempati posisi pekerjaan maupun atasan langsungnya. Dengan wawancara ganda seperti itu, analisis dapat memeriksa kebenaran tanggapan - tanggapan yang dia terima. Bagaimanapun juga, efektivitas sistem ini terutama tergantung pada ketrampilan pewawancara (T. Hani Handoko, 1992:44)
Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah:

Keuntungan:

a. Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas daripada dengan metode kuesioner. Hal ini adalah jelas, karena apabila informasi itu kurang lengkap atau kurang jelas dapat segera ditanyakan lagi.

b. Dapat dihindarkan adanya salah pengertian.

c. Dapat dipergunakan untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.

Kelemahan :

a.     Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal daripada dengan metode dafltar pertanyaan.

b.     Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang

3.  Buku Harian (Log Tenaga Kerja) Log harian adalah :

Daftar hal-hal yang dilakukan oleh para tenaga kerja selama hari itu, di mana mereka mencatat setiap aktivitas tersebut dalam log.

Hal ini membantu penganalisa jabatan dalam memperoleh suatu gambaran yang lengkap mengenai pekerjaan yang dilakukan para pegawai, terutama apabila hal itu dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisor.

Menurut Moekijat, 1992: 75 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah:
Keuntungan:
a. Memberikan dorongan kepada pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik, karena adanya pencatatan hasil pekerjaannya tiap hari dalam buku catatan harian yang kemudian diperiksa oleh kepalanya.

b.Metode ini dapat mengurangi waktu dari penganalisa jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara, apabila sebelumnya telah mempelajari buku-buku catatan harian.

Kelemahan:
a.Pada umumnya informasi yang diperoleh adalah tidak lengkap, karena tidak
memasukkan data - data lain yang diinginkan seperti alat -alat yang dipergunakan, kondisi - kondisi kerja dan sebagainya.

b. Memakan waktu lama.

4. Pengamatan

Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Salah satu pendekatan adalah dengan mengamati pegawai pada waktu melaksanakan tugasnya dalam suatu daur (cycle) kerja yang lengkap. Di sini perusahaan mencatat semua aktivitas-aktivitas pekerjaan yang diamati, kemudian setelah mengakumulasi informasi sebanyak mungkin, perusahaan mewawancarai pegawai, di mana orang itu didorong untuk memperjelas hal - hal yang belum dipahami benar dan menjelaskan aktivitas tambahan yang dilakukannya yang tidak kita amati.

Menurut Moekijat, 1992: 76 Beberapa Keuntungan dan Kelemahan dari Metode ini adalah: :

Keuntungan :

a.   Ada keseragaman , baik mengenai informasi yang dikumpulkan, maupun mengenai standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.

b.  Informasi yang diperoleh adalah lebih lengkap, lebih teliti, dan lebih dapat
dipercaya.

Kelemahan:
a. Sebagai metode tunggal, informasi yang diperoleh kurang lengkap.\

b.Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang terbatas, misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka informasi yang diperoleh tidak lengkap.

Metode pengamatan merupakan metode yang paling baik untuk jabatan yang sederhana dan yang sifatnya berulang. Untuk jabatan-jabatan yang lain sebaiknya dipergunakan gabungan antara metode pengamatan dan metode wawancara.

KLASIFIKASI PEKERJAAN (JOB CLASSIFICATION)

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

1.     Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

2.     Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

3.     Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

4.     Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

5.     Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

6.     Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

7.     Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

POLITIK REKLASIFIKASI (THE POLITICS OF RECLASSIFICATION)

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)

REFERENSI

https://www.academia.edu/35210984/Makalah_msdm